ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng

1. Giới thiệu về tiêu chuẩn IOS 9001:2015 

Tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (QMS) IOS 9001:2015 được thiết kế nhằm giúp các tổ chức đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và luật pháp.

Đây là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001, được phát hành vào năm 2015, thay thế cho phiên bản ISO 9001:2008. ISO 9001:2015 cung cấp khung quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng tiên tiến, giúp tổ chức cải thiện toàn bộ hoạt động và đạt được sự thỏa mãn cao hơn từ khách hàng​.

Một trong những điểm nổi bật của phiên bản này là sự tập trung vào cách tiếp cận theo rủi ro và quá trình. Tư duy dựa trên rủi ro trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát các yếu tố có thể ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả hoạt động của tổ chức, đồng thời tận dụng các cơ hội cải tiến​

2. Các yêu cầu cơ bản 

ISO 9001:2015 đưa ra một loạt các yêu cầu thiết yếu để xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Các yêu cầu này không chỉ đảm bảo tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng mà còn thúc đẩy khả năng liên tục cải tiến.

Bối cảnh của tổ chức: Doanh nghiệp cần xác định và đánh giá các yếu tố bên ngoài và nội bộ có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được các mục tiêu chất lượng. Điều này bao gồm việc hiểu rõ môi trường kinh doanh, yêu cầu pháp luật, và các bên liên quan​. 

Sự lãnh đạo: Lãnh đạo cấp cao trong tổ chức phải chịu trách nhiệm về việc thiết lập và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Họ cần thúc đẩy văn hóa cải tiến và đảm bảo các mục tiêu chất lượng được tích hợp vào các hoạt động hàng ngày​.

Hoạch định: Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức phải lập kế hoạch quản lý chất lượng, bao gồm việc xác định các mục tiêu, nguồn lực cần thiết, và đưa ra các chiến lược để giải quyết các rủi ro và cơ hội​. 

Hỗ trợ: Để hệ thống quản lý chất lượng hoạt động hiệu quả, tổ chức cần đảm bảo cung cấp đủ các nguồn lực, bao gồm nhân sự, cơ sở hạ tầng, và các công cụ theo dõi, đo lường hiệu quả hoạt động​.

Thực hiện: Tổ chức phải xác định và thực hiện các quy trình cần thiết để đảm bảo sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu chất lượng. Quá trình này bao gồm quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát sản xuất, và dịch vụ sau bán hàng.

Đánh giá kết quả thực hiện: ISO 9001:2015 yêu cầu các tổ chức phải theo dõi và đo lường kết quả thực hiện, đặc biệt là sự thỏa mãn của khách hàng, để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng đang hoạt động hiệu quả​.

Cải tiến: Việc không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng là yếu tố quan trọng để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng và môi trường kinh doanh​.

3. Các nguyên tắc quản lý chất lượng trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 dựa trên bảy nguyên tắc quản lý chất lượng quan trọng, cung cấp nền tảng để doanh nghiệp xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng bền vững.

Hướng vào khách hàng: Sự thỏa mãn của khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động quản lý chất lượng. Mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng là đáp ứng và vượt qua các mong đợi của khách hàng​.

Lãnh đạo: Sự lãnh đạo mạnh mẽ và cam kết từ cấp cao là yếu tố quyết định cho việc áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. Lãnh đạo cần tạo ra tầm nhìn rõ ràng và môi trường làm việc tích cực để thúc đẩy các nỗ lực cải tiến​.

Sự tham gia của mọi người: Mọi thành viên trong tổ chức cần tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng, từ nhân viên trực tiếp đến các bộ phận quản lý, để đảm bảo sự đồng thuận và hiệu quả trong việc thực hiện​.

Tiếp cận theo quá trình: ISO 9001:2015 thúc đẩy cách tiếp cận theo quá trình để quản lý và kiểm soát các hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ. Điều này giúp đảm bảo các hoạt động được quản lý một cách hiệu quả, từ khâu đầu vào đến đầu ra​.

Cải tiến: Cải tiến liên tục là yếu tố cốt lõi để duy trì sự cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và cải tiến các quy trình, công nghệ, và dịch vụ để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng không ngừng phát triển​.

Quyết định dựa trên bằng chứng: Các quyết định về quản lý chất lượng cần dựa trên việc phân tích dữ liệu và bằng chứng rõ ràng. Điều này giúp doanh nghiệp có những quyết định đúng đắn, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa hiệu suất.

Quản lý mối quan hệ: ISO 9001:2015 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý quan hệ với các bên liên quan, đặc biệt là nhà cung cấp. Một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả phải đảm bảo rằng tất cả các bên trong chuỗi cung ứng hoạt động một cách hợp tác và đồng bộ.

4. Ưu điểm của ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, từ việc cải thiện quy trình đến nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Cải thiện hiệu quả quy trình: Tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình nội bộ, giảm thiểu lãng phí, và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả hơn. Việc quản lý chất lượng dựa trên các yêu cầu của ISO giúp tổ chức có cái nhìn tổng quan hơn về hoạt động của mình, từ đó xác định các điểm yếu và cơ hội cải tiến​. 

Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng: Khi áp dụng ISO 9001:2015, doanh nghiệp có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ ổn định, chất lượng cao, phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Điều này không chỉ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn nâng cao lòng trung thành và sự tin tưởng của họ vào doanh nghiệp​.

Cạnh tranh trên thị trường quốc tế: ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quốc tế được công nhận rộng rãi. Do đó, các doanh nghiệp đạt chứng chỉ này có thể dễ dàng cạnh tranh và mở rộng thị trường ra quốc tế. Ngoài ra, tiêu chuẩn này còn giúp tổ chức giảm thiểu rủi ro liên quan đến sự không nhất quán về chất lượng khi tham gia thị trường toàn cầu​.

Quản lý rủi ro tốt hơn: ISO 9001:2015 tích hợp tư duy dựa trên rủi ro vào quá trình hoạch định và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện và xử lý các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.

5. Cấu trúc của ISO 9001:2015

ISO 9001:2015 tuân theo chu trình PDCA (Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động), một mô hình quản lý phổ biến và hiệu quả trong việc tối ưu hóa quy trình và cải tiến liên tục.

Hoạch định (Plan): Tổ chức cần xác định các mục tiêu chất lượng, dựa trên các yếu tố như yêu cầu của khách hàng, bối cảnh kinh doanh, và các rủi ro tiềm ẩn. Việc hoạch định bao gồm việc xác định các quy trình, nguồn lực và biện pháp để đạt được các mục tiêu đó.

Thực hiện (Do): Đây là bước triển khai các kế hoạch đã đề ra. Tổ chức cần thực hiện các hoạt động theo đúng quy trình đã được hoạch định, đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng và các quy định pháp lý được đáp ứng​.

Kiểm tra (Check): Sau khi thực hiện, tổ chức cần đo lường và đánh giá kết quả để xem xét mức độ hoàn thành các mục tiêu. Các số liệu đo lường và thông tin phản hồi từ khách hàng cần được thu thập để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng​.

Hành động (Act): Dựa trên kết quả kiểm tra, tổ chức sẽ đưa ra các hành động để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Những điểm yếu hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện sẽ được xem xét và giải quyết để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả của hệ thống​.

6. Cách thức áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho doanh nghiệp 

Quá trình áp dụng ISO 9001:2015 đòi hỏi sự cam kết và chuẩn bị kỹ lưỡng từ doanh nghiệp. Các bước cơ bản trong quá trình triển khai tiêu chuẩn này bao gồm:

Đánh giá nhu cầu và thực trạng: Đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý chất lượng của mình để xác định các điểm yếu và cơ hội cải tiến. Việc đánh giá này giúp xác định rõ mức độ cần thiết của ISO 9001:2015 đối với tổ chức.

Đào tạo nhân sự: Một trong những yếu tố quan trọng để triển khai thành công ISO 9001:2015 là đảm bảo rằng tất cả các nhân viên hiểu rõ tiêu chuẩn và quy trình áp dụng. Các chương trình đào tạo sẽ giúp nhân viên nắm bắt được các khái niệm và thực hành liên quan​.

Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: Doanh nghiệp thiết lập hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các quy trình, quy định và các tài liệu hướng dẫn cụ thể để đảm bảo sự tuân thủ với ISO 9001:2015. Các tài liệu này không chỉ bao gồm các quy trình sản xuất mà còn cả các quy trình hỗ trợ, chẳng hạn như quản lý chuỗi cung ứng và chăm sóc khách hàng​.

Kiểm toán nội bộ: Trước khi đăng ký chứng nhận ISO, tổ chức cần tiến hành kiểm toán nội bộ để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng đã được triển khai và hoạt động đúng theo tiêu chuẩn. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề, từ đó khắc phục kịp thời​.

Đăng ký chứng nhận: Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị, doanh nghiệp có thể liên hệ với các tổ chức chứng nhận ISO để tiến hành đánh giá và cấp chứng nhận ISO 9001:2015.

7. Duy trì đồng thời cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tiếp tục hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần duy trì và cải tiến nó liên tục. 

Kiểm toán nội bộ định kỳ: Kiểm toán nội bộ là một công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng. Thông qua việc kiểm toán định kỳ, doanh nghiệp có thể xác định các vấn đề tiềm ẩn và điều chỉnh quy trình nếu cần.

Đánh giá của tổ chức chứng nhận: Các tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện các cuộc đánh giá định kỳ để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp vẫn tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001:2015. Việc này giúp doanh nghiệp duy trì chứng nhận và đảm bảo uy tín của mình trên thị trường.

Cải tiến liên tục: ISO 9001:2015 không chỉ là một tiêu chuẩn để đạt được chứng nhận, mà còn là một công cụ để thúc đẩy cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần xem xét các thông tin phản hồi từ khách hàng, dữ liệu kiểm toán và các chỉ số hiệu suất để điều chỉnh và nâng cao hiệu quả của hệ thống​.

ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả quy trình, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường. Việc áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng này không chỉ giúp doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu quốc tế mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững và cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần cam kết thực hiện nghiêm túc các yêu cầu của tiêu chuẩn và không ngừng cải tiến để duy trì chứng nhận cũng như nâng cao vị thế của mình trên thị trường. 

Tải file PDF tại đây: TCVN-ISO-9001-2015.doc